Software de gestão de transportes na Web VS  Ferramentas como o Excel – Descubra as vantagens.

Software de gestão de transportes na Web VS  Ferramentas como o Excel – Descubra as vantagens.

O Excel lançado em 1987 pela Microsoft no seu conjunto de ferramentas de trabalho do Office, há vários motivos pelos quais podemos perceber que, nos dias de hoje, este programa já não é suficientemente eficaz e abrangente para ajudar a gerir o seu negócio na área dos transportes. Talvez tenha chegado a altura de optar por um software de gestão de transportes na web.

1- Elevado consumo de tempo

O Excel consome bastante tempo na utilização das suas funcionalidades, independentemente da quantidade de informação que pretende elaborar e colocar nas folhas e até mesmo nos vários ficheiros.

Por outro lado, o Cloud Transportation Management – CTM – software de gestão de transportes que assenta no conceito de Cloud Computing, o qual permite às empresas do setor usufruir de todas as funcionalidades da aplicação, a qualquer hora e em qualquer lugar. O CTM possibilita a simplificação de todo o processo de controlo das mercadorias a entregar e em trânsito. A informação está à distância de um clique, através de qualquer dispositivo e em qualquer parte do mundo.

2- Falta de eficácia para multiutilizadores

Os ficheiros Excel são criados com vista a finalidades múltiplas e, como consequência disso, o mesmo ficheiro Excel é utilizado por vários elementos da empresa. A partilha do mesmo documento é um desafio complicado e por vezes muito arriscado, alguém apaga o que não deve, alguém que acrescenta informação onde não pode e por aí em diante.

No entanto ao utilizar um software de gestão de transportes como o CTM, toda a informação, será facilmente acedida por todos os membros da empresa com as devidas permissões que lhes são atribuídas. Esta mesma informação pode ser alterada em tempo-real sem que para isso seja necessário promover alterações entre si, algo que no Excel se traduz numa ação obsoleta.

3- Interação com os clientes

O Excel é muitas das vezes utilizado como ferramenta de interação com os clientes, mas na verdade não há propriamente interação. Basicamente o cliente solicita uma série de transportes com base no envio de uma lista excel a qual contempla por norma os dados do expedidor, destinatário, respetivas moradas, tipologia da carga, datas limites de descarga, referências internas etc. Após ser recebida esta informação tem que ser tratada, posteriormente e  é enviada outra lista excel para o cliente com o estado dos serviços,  a qual quando o cliente vê muitas das vezes já não é o estado efetivo do serviço (nas situações em que o mesmo ainda não está concluído).

O CTM permite que os seus próprios clientes, também com diferentes níveis de permissões, possam utilizar o CTM, solicitando serviços e acompanhado o estado dos mesmos, percebendo se já foram entregues, por quem, em que dia, a que horas, quem recebeu e até comprovativos de entrega.
Se os clientes não quiserem usar a plataforma e insistirem em lhe enviar um excel com lista de serviços a efetuar, esse mesmo ficheiro pode ser automaticamente carregado no CTM sendo criados os serviços no sistema. Tudo isto em menos de 1 minuto, sim, leu bem.

4- Níveis de Acesso à informação

Numa empresa, podem existir inúmeros colaboradores, sendo que nem todos assumem o mesmo tipo de responsabilidades. Torna-se importante graduar o nível de informação a que cada colaborador terá acesso. Mais uma vez, o Excel é incapaz de satisfazer esta necessidade.
Por outro lado, o CTM, é uma ferramenta que pode ser usada pelos vários intervenientes na empresa, com diferentes níveis de permissões que permitirá à sua empresa acrescentar inovação, rigor e maior controlo sobre quem pode fazer, quem faz, o que faz, quando faz e quanto faz.

5- Comunicação não automatizada

Um dos métodos mais usados na comunicação com o cliente, é o email. Geralmente, esta informação não se encontra nas folhas de Excel, mas sim nas mensagens de email que, mais uma vez poderão ser de acesso restrito conforme a permissão dos colaboradores da empresa. Por norma, cada empresa tem inúmeros clientes, o que torna difícil gerir toda a comunicação entre os mesmos e ir atualizando a mesma, conforme seja pertinente nas diversas folhas de Excel.
Contudo, o CTM possibilita aos intervenientes o acesso fácil e fiável á informação.
No CTM pode automatizar o envio de e-mails para os seus clientes, para os expedidores e para os destinatários. Este sistema de mensagens permitirá que todos os intervenientes no processo acompanhem ao minuto o estado dos seus serviços.

Eleve o seu negócio e o serviço que presta para um novo patamar.

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